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电子文档管理系统的意义
在无纸化办公日益盛行的今天，办公自动化会产生大量的电子文件，如何管理保存这些数目繁多的电子文档是摆在每一位企业面前的难题，实现海量电子文件的集中存储长期保存和高效利用并非易事，电子文档管理系统‍的出现给我们解决了这一大难题，今天我们一块看下使用这套系统的意义。一.当下文档管理的难点电子档案分散在不同部门不同系统，甚至个人电脑中让我们查找变得困难，档案数据的统计录入更新依赖员工手动操作容易产生错误，海量电子档案需大容量存储并长期保存如何防止篡改令人头疼，档案文件借阅管理不规范审批程序繁琐档案利用率低，档案借出状态靠excel记录档案存储详情无法及时准确掌握。以上都是我们遇到的实打实的难题。二、文档管理的重要性文档资料承载企业的发展记忆经验以及成果，一般管理只停留在个人或部门层面这些重要的文档会因为员工离职而丢失因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失损坏更有被恶意扩散导致形成损失的可能。企业普遍会把文档管理理解成文件的备份和保存变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合往往难以达到理想的效果。三.此款系统的优势此系统通过对档案收集整理鉴定利用统计等全过程的智能化信息化管理，以文件为中心实现一件一档，完成从档案管理分散杂乱到统一规范的转变，将档案管理人员从繁琐的手工整理档案的过程中解放出来，提高档案管理效率并保证档案的安全性，为...
2021 - 09 - 06
使用电子文件管理平台的长处
近些年来，随着我国节约的风气越来越大，许多企业也有了节约用纸的意识，因此，各大小型企业都开始使用electronic file management platform(电子文件管理平台)。那么什么是这个平台，究竟是什么样子的，有什么长处来吸引他们？今天就来主要了解一下这个平台的长处。save resources and improve efficiency （节约资源，提高办事的效率）使用该平台，可以减少纸质的使用，由于在各大企业里面天天打印的文件，用完了虽然可以回收利用，但是使用该平台，不仅可以减去这部分的电费，在某些方面减少了开支。使用该平台，可以快速的找到我们所需要使用的文件，提高办事的效率。increase document confidentiality（增加文件保密性）使用电子文件，保密性能更好，这样可以保护自己的文件，以免被别人随随便便的看出，防止别人盗用自己的创意。可以对不同的保密性质的文件进行加密，还可以分类保存，保密性强。you can protect documents from loss and ensure their security（可以保护文档不丢失，确保文档的安全性）以往文件的存档，也存在丢失的状况，我们要避免文档的丢失，就要寻找更好的方法，来解决这个问题。尤其是对于个人档案，对于每个人来说尤为重要，这个时候就更需要使用电子文件管理平台了，每一份的...
2021 - 09 - 03
哪里有业内较好的ofd版式文件
对于现在的工作内容逐渐复杂化，我们所接触的层面也越来越多，因为确实我们在所面临一些文件的整合递交的时候是需要有一个很好的工具来帮助我们。因为目前来说我们能够在很多地方需要有一个不错的体验。那么我们应该去哪里找到业内较好的ofd版式文件呢？一、了解什么是版式文件那么大家称赞的物业管理咨询，有什么不一样的吗？ofd（open fixed-layout documents的简称，意为开放版式文件）版式文档是版面呈现效果高度准确固定的电子文件，其呈现与设备无关。与pdf文件相仿，具有格式独立、版面固定、固化呈现等特点。可以说ofd是中国版的pdf，但是在很多方面的性能优于pdf的同类文档。ofd也逐渐开始在电子发票、电子公文、电子证照等等的领域中应用。二、为什么要选择版式文件深受顾客喜爱的ofd版式文件的区别在于，ofd格式是我国自主可控的电子文件版式文档格式。在ofd格式产生之前，电子文件存档格式并没有统一的地区或行业标准，档案工作中普遍采用doc、wps、pptx等流式文件格式。内容易更改、转移过程存在安全隐患，并不符合电子文件长期保存要求。格式优势 ：1 产权属于自主产权2 具有便携性：文件小，可压缩比率大。测试显示生成的文件体量比pdf还要小。3 具有开放性：易于入门，对于使用者来说更具开放性。4 具有扩展性：预留了可扩展入口和自定义标引，设置了非接触式引用机制，为特性化提供支持。...
2021 - 09 - 02
使用ofd版式文件有哪些优点
相信很多人对ofd格式的文件比较陌生，还没有一个大概的轮廓，但是ofd已经逐渐出现在我们的生活中，未来还会持续使用，现如今很多相关部门都会使用ofd来替代原来的pdf格式，这样能够解决文档归类中格式不统一的问题，满足市场的需求，目前这种格式的文件还在试用阶段，还不算正式投入使用，随着数字化技术的不断发展，ofd未来可能会应用到不同的领域中，那么使用ofd版式文件有哪些优点呢？1、一致性ofd和pdf文件的性能相似，我们可以将不同的格式的文档转化成ofd格式，这样可以确保文档的格式保持一致，不会产生错位和乱码的情况，文件能够实现长期保存，在不同场景和设备下都能查看，内容也能保持一致性。2、保密性ofd版式文件支持加密算法，能够提供全面的安全保障体系，防止信息被别人盗取利用，其中还包括了数字签名技术，不仅能够方便我们对文档进行修改，使用软件就能直接添加内容，还能提高文档的保密性。3、体积小和其他格式的文档相比，ofd文件的字节数比较小，在打开和写入的速度上具有一定的优势，文档在运行时的计算量较小，不会占用后台很多资源，增加了使用文档的便利性和实用性。ofd版式文件是目前比较理想的格式，目前这种格式还没有普及使用，我们可以使用相关软件来打开，其实和普通的文档并没有什么区别，也可以在线上打开进行浏览和编辑，未来也会逐渐替代其他格式的文件，为了方便查找和管理，很多地方会将纸质文章转化成电子文...
2021 - 09 - 01
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