科学、人文发展飞速发展，特别是竞争日益激烈，我们想要跟时代接轨，就必须掌握现代信息技术。科技的进步、企业的发展、竞争的激烈等等因素创造了今天这个不断发展的世界，随之而来的还有一些不得不面对的问题。随着企业自动化程度的提高，企业运行过程中产生的电子文件越来越多，内容越来越复杂。这使得企业在电子文件管理方面付出了大量的成本、心血，而电子文件管理平台的出现则很好的解决了这个问题。
电子文件不是一种直观的文件，它可以直接通过各种信息工具进行读取和管理，能够在短时间内复制、拷贝。它可以被特殊人员进行管理也可以通过电子文件管理平台进行管理，因为其可操作性较强，容易被无关人员修改，所以需要一个合适的系统和平台进行管理，这样可以提高企业的运行效率、降低企业的管理成本。
一、需要建立文件信息化的安全机制（it is necessary to establish the security mechanism of document informationization）
在进行文件管理过程中，由于一系列原因文件的内容、格式等可能会被修改，可能会给企业带来一系列不可估计都损伤。所以文件管理其他应该具有较高的安全性和可控性，管理文件的权限和修改读取文件的权限应该有明确的分明。
二、要利用集群式管理对文件进行分区存储（to partition files with cluster management）
由于企业运行过程中产生的各类文件参差不齐，管理以及读取的难度较大，所以需要对文件进行分类，采用集群式管理对各类文件进行分区存储，可以提高读取效率，也提高了文件管理的效率，方便了管理人员进行管理。
综上所述，电子文件的虚拟性导致了电子文件管理难、查找难。所以一个合格的电子文件管理平台需要有较高的安全性，需要有集群式分区管理的能力。电子文件的特点也在不断催化着创新平台的发展，促使着越来越多的需求者想要通过管理平台解决企业文件管理难的问题。