自本世纪初以来集成文档管理、协同办公等各种工作流信息系统已被广泛应用于各个行业。由于信息系统的应用涉及到大量的电子文档,而电子文档易复制、易修改、易传播、易传播等特点使其成为信息系统安全管理的难点之一。如何保证电子文档的真实性、完整性和可靠性,已成为企事业单位亟待解决的问题。为什么电子文档安全管理系统如此流行?
1. 成为刚性需求
目前,协同办公、电子政务等各类信息系统中的数字信息量呈指数级增长,已成为企事业单位的核心资产。大型信息系统建设已进入信息集成、高效共享、综合利用的新阶段。电子文档具有易复制、易修改、易传播、易传播等特点,成为信息系统安全管理的难点之一。此外,由于电子文档的管理制度不完善,大量以前生成的电子文档找不到。如何保证电子文件在申请过程中的真实性、完整性、可靠性和长期可读性,已成为企事业单位亟待解决的问题。
2. 与企业发展密切相关
为了解决上述文件管理中存在的问题,如何借助先进的信息管理和安全技术实现文件的集成?在电子文档的安全管理中,从受理、审批、发放、文件打印、文件发放到归档、识别、存储和使用,通过严格灵活的权限管理机制和共享机制,用户可以安全、可靠、高效、方便的存储、共享、档案的分发、应用、浏览和受控访问已成为人们关注和研究的热点问题。
因此,电子文档安全管理系统通过使用访问控制技术和工作流技术,不仅可以有效地解决传统管理模式中存在的许多问题,而且可以方便地实现文档和档案生命周期的全过程保护、共享和重用;可广泛应用于需要限制文件访问权限、访问机密性和访问控制的领域,大大提高文件利用和管理的效率,解决电子文件在流通过程中的安全性和真实性问题，同时也必须设置制约系统对于该种管理系统进行制约式监控。